Blogg// Rivstart efter semestern – 3 tekniker för att bli mer produktiv

Det är första veckan tillbaka på jobb efter en avslappnande och ovanligt solsäker semester. Kollegor samlas runt kaffemaskinen för att prata sommarminnen och fylla upp vita IKEA-koppar. Flip-flopsen har bytts ut mot skor som inte kräver tå-knip för att stanna på foten. Och klädstilen i övrigt är något mindre ledig. Men kvar är solbrännan som skvallrar om lata dagar. Kvar är också semesterhjärnan, som nu behöver ställas om för att klara andra utmaningar än att hitta bästa P-platsen vid stranden. På skrivbordet väntar checklistan du skrev innan semester. Och den växande olästa-listan i mejlkorgen berättar att du varit saknad. Jaha, bara att sätta igång då. Eller kanske inte så bara? Kanske har du också hunnit reflekterat en smula under sommaren. Om strategier för att stressa mindre, bli mer produktiv och få mer fritid. Att höst betyder nystart, det är sen gammalt. Just därför vill vi tipsa dig om metoder för att få mer saker gjort, med mindre stress:

Ivy Lee metoden

I början av förra seklet fanns en PR-expert vid namn Ivy Ledbetter Lee i USA. Ryktet säger att han 1918 anlitades av kontinentens största varvskoncern Bethlehem Steel Corporation, tillika en av världens rikaste män. Men inte för hjälp med publicitet, utan för hjälp med produktivitet. Uppdraget var att få varje team på företaget att bli mer produktiva. Lee bad om en kvart med varje chef på företaget, och var så pass säker på sin sak att han bara ville ha betalt om metoden lyckades… (spoiler: det gjorde det och han fick bra med kosing för det). Metoden som Lee förespråkade var att:

1. I slutet av varje arbetsdag skriv ner de sex viktigaste uppgifterna som du behöver göra imorgon. Skriv inte ner mer än sex uppgifter.
2. Prioritera sen uppgifterna efter viktigast först.
3. Börja nästa arbetsdag med att koncentrera dig på den första uppgiften. Arbeta vidare med den tills den är klar, innan du går vidare till nästa uppgift.
4. Om du inte hunnit klar med alla uppgifter i slutet av dagen, flytta de återstående till morgondagens lista.
5. Repetera samma process varje arbetsdag.

Pomodoro

The Pomodoro Technique skapades av Francesco Cirillo i början av 1990-talet och fick sitt namn efter en tomatformad timer (pomodoro är italienska för tomat).  Dert hela bygger på att kraften i att fokuserat arbete och frekventa raster gör att du blir mer produktiv. Metoden är relativt enkel, allt som krävs för att komma igång är en timer och lite disciplin.  Och delvis därför har den blivit så populär, framförallt bland utvecklare, designers och människor som behöver sitta ned och producera något under sin arbetsdag. Kom i gång med Pomodoro:

1. Välj en uppgift som du behöver få gjort.
2. Sätta en timer på 25 minuter.
3. Arbeta fokuserat med uppgiften tills timern ringer. Stäng av notifikationer från mejl, sociala media och annat som kan störa din koncentration.
4. När tiden är slut, avbryt det du gör och sätt en bock på ett papper. Din första pomodoro är nu klar.
5. Ta fem minuters paus. Hämta en kopp kaffe, ta en promenad eller sträck på dig.
6. Upprepa samma process igen.
7. Var fjärde pomodoro tar du en längre paus (20–30 minuter), för att rensa hjärnan.

Getting Things Done (GTD)

David Allen startade en trend med boken ”Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. GTD bygger på tesen om att produktivitet är kopplat till förmågan att hålla lugnet och arbeta metodiskt. Lite som det aning dammiga, men ändå sanna uttrycket – Ta det lugnt, en sak i taget. Fast GTD handlar lika mycket om att göra rätt sak i rätt tid, utifrån prioritering och yttre förutsättningar. I mycket korta drag fungerar GTD såhär:

1. 1. Kom i gång genom att under en timme samla alla uppgifter från inkorgen, hjärnan, post it-lappar eller påminnelser i telefonen i en gemensam Att göra-lista.
   2. När du har en bruttolista, dela upp alla större uppgifter i mindre. Varje uppgift bör inte ta mer än tio till trettio minuter att genomföra.
   3. Skriv ner alla uppgifter i vardagligt språk, exempel ”Skriv blogginlägg för Navigatorbloggen”.
   4. Tagga varje uppgift för att göra de sökbara. Allen rekommenderar att dela in uppgifter i subkategorier som - rakt översatt – idé, nästa steg, väntar på, projekt och någon dag/kanske. Lägg sen till taggar för Var, exempelvis @jobb eller @hemma. Och Vad, exempelvis @telefon, @dator, @väntar på.
   5. Bara de uppgifter som måste göras en specifik tid eller dag lägger du in i kalendern.
   6. Stänga av notifikation för mejlen och sätt istället upp en tid en gång om dagen för att gå igenom inkorgen. Den generella regeln är: Tar en uppgift mindre än 2 minuter att göra? Gör det direkt, annars addera den till din Att göra-lista.
   7. Gå igenom listan en gång per vecka för att se vad som har blivit gjort, och vad som behöver revideras.