Blogg// Så förbereder du ditt PR-arbete

Alla organisationer borde arbeta med PR på ett eller annat sätt, men det är inte alla som är medvetna om det. PR bygger både varumärken och driver försäljning. Men framför allt så placerar det företag och organisationer i människors minnen. För den som är i startgroparna med sitt PR-arbete finns det en hel del att göra. Det krävs research och utvärdering av både den egna positionen och prestationen och konkurrenternas. Dessa förberedelser kan delas upp i en strategisk och en praktisk del, där den strategiska lägger grunden för utformningen av den praktiska. I veckans blogginlägg har vi tagit fram en checklista till er som ska påbörja ert PR-arbete.

Vad är syftet med ert PR-arbete?

Vi börjar med de strategiska förberedelserna och tar det allra viktigaste först: vad är syftet med ert PR-arbete? Det finns inget egenvärde i publicitet - den måste tjäna ett högre ändamål. Vill ni bygga och förstärka varumärket eller handlar ert PR-arbete om att driva försäljning? Olika syften leder till olika målgrupper och kanaler, så det är viktigt att ni är medvetna om vad ni vill uppnå med insatsen. Formulera syftet som ett nåbart, men översiktligt mål.

Hur har det gått hittills?

Även om det är roligare att titta framåt än i backspegeln är det essentiellt att utvärdera hur ert PR-arbete sett ut hittills. Har ni några befintliga kontakter med media? Hur har ni hittills lyckats nå ut med ert budskap? Har ni fått någon publicitet hittills? Varför/varför inte? Vilka medier har hittills visat intresse för vår organisation? Utvärdera även er potential, samt era styrkor och svagheter.

Och hur går det för konkurrenterna?

Vid samma tidpunkt är det viktigt att jämföra sig med konkurrenterna. Hur väl har de lyckats med sitt PR-arbete? Hur har de gått tillväga? Vad i deras PR-insatser kan ni inspireras av och utveckla? Konkurrenterna kommer alltid att utgöra en måttstock för hur väl ni lyckas.

Vem är er målgrupp?

När syftet är definierat är det dags att se över vilka som tillhör målgruppen. Vem är det ni vänder er till, var finns hen och vilka är hens drivkrafter? Gräv djupare i åsikter, värderingar och intressen. Förståelse för målgruppen är A och O i ert PR-arbete, så bolla idéer med en person som tillhör den. Ganska snart inser många att de inte vet lika mycket som de tror om sin målgrupp.

Vad vill ni säga?

Nu är det tid att gräva djupare i er egen organisation och fråga er vad ni vill säga. Det enklaste brukar vara att formulera ett huvudbudskap som ska finnas med i all kommunikation. Det kan sedan delas upp i mer konkreta delbudskap som ert PR-arbete anpassas efter.

Vilka kanaler passar er organisation?

Olika målgrupper använder sig av olika kanaler. Om man arbetar med en smal målgrupp inom en viss bransch är fackpress av större intresse än bred nyhetspress. För det lokalt förankrade företaget är lokaltidningarna ett givet kort. I valet av kommunikationskanal för ert PR-arbete är det viktigt att inte glömma bort sociala medier, där inläggen numera går att rikta mot särskilda målgrupper.

Vilka målsättningar finns för PR-arbetet?

Sist men inte minst kräver strategiskt PR-arbete att man sätter upp tydliga målsättningar. Målen ska vara konkreta och mätbara. Det är viktigt att ni mäter regelbundet för att kunna avgöra om ni når era publictetsmål. Om ni syns mycket kommer ni dessutom bli en given part för journalisten att kontakta när hen ska skriva om ert expertområde. Här kan du läsa mer om hur man kan mäta sitt PR-arbete.

Hitta relevanta journalister och redaktioner

Nu när ni har ställt er alla viktiga strategiska frågor är det hög tid att hitta praktiska lösningar till ert PR-arbete! Målgrupperna och kanalerna är satta och ska överföras till en lista över relevanta redaktioner och journalister. Skapa medielistor med kontaktuppgifter till journalister som skrivit om ert verksamhetsområde. Uppdatera listorna ofta, så att de är ständigt aktuella. Journalisterna på medielistorna är viktiga kontaktpersoner som ni kan förmedla exklusiva nyheter till.

Skapa en mall för pressmeddelanden

För att hålla er presskommunikation så enhetlig som möjligt brukar det vara bra att ta fram en mall för era pressmeddelanden. Ett pressmeddelande ska vara skrivet som en nyhetsartikel och vara utan försköningar.

Skaffa en tjänst för att distribuera pressmeddelanden

För att kunna skicka ut pressmeddelanden bredare brukar det vara bra att knyta till sig en distributionstjänst. Det finns flera olika alternativ, men de vanligaste lösningarna brukar vara Cision eller Mynewsdesk. Dessutom går det utmärkt att upprätta och samla medielistor för ert PR-arbete med hjälp av distributionsverktygen.

Satsa på mediebevakning

Mediebevakning kommer underlätta ert PR-arbete genom att samla allt som sagts i ett ämne på en och samma plats. Det kan vara allt från huruvida er organisation nämnts i media till att bevaka ett större ämne. Mediebevakning är även ett utmärkt sätt att mäta sina egna framgångar.

Använd hemsidan

Sist men inte minst bör pressrummet även finnas på er egen hemsida. Där publicerar ni samtliga pressmeddelanden, publicerade debattartiklar och pressbilder som journalister kan använda för publicering. Det underlättar journalistens arbete. Dessutom kan det vara bra att ha en länk till er distributionstjänst, så att journalister själva kan anmäla sig till era medielistor och få framtida utskick.