Blogg// Vad bör en krisplan innehålla?

När en kris drabbar företaget kan även den mest kallsinniga chef tappa huvudet och börja prioritera fel. Då är det viktigt att ha en krisplan som hjälper en att veta hur man bör agera och i vilken ordning. Nedan kan du i korta drag läsa vad en krisplan bör innehålla.

Identifiera potentiella krissituationer

Till din hjälp kan du ta olika inventeringsmodeller för att identifiera risker och utvärdera riskens storlek och sannolikhet. Det första man vill göra är att förebygga krisen, om det är möjligt. Nästa steg är att arbeta fram en handlingsplan för varje krissituation. Handlingsplanen bör innefatta stegen nedan.

Krisgrupp

Identifiera de funktioner, personer och kompetenser som bör ingå i den krisgrupp som hanterar den uppkomna krishanteringen. Exempel på funktioner och kompetenser är:

• Sammankallande
• Beslutande
• Person med relevant kompetens i sakfrågor för den specifika situationen
• Medietränad och förtroendeingivande talesperson (gärna en primär och en reserv)
• Kommunikatörer internt och externt

Vilka berörs av krisen?

Identifiera vilka grupper som berörs av respektive scenario och hur de bör kontaktas och i vilken ordning. Exempel på grupper som kan beröras är:

• Anställda
• Ägare
• Anhöriga
• Media
• Kunder

Krisrum

Behöver varken vara så dramatisk som det låter eller ett fysiskt rum, men symboliserar att det bör säkerställas att alla tekniska och fysiska hjälpmedel finns tillgängliga vid kris. Det gäller också uppdaterade mallar, checklistor och kontaktlistor. Det är bra att ha en teknisk lösning att samla allt material och dokument och gör det tillgängligt oavsett var man befinner sig, eftersom kriser har en tendens att inträffa under semestern eller när halva krisgruppen är på tjänsteresa.

Checklistor

För att skapa ordning i förvirringen och prioritera rätt skapas checklistor för varje identifierad krissituation. Vem gör vad? I vilken ordning? Hur?

Mallar

Mitt under brinnande kris har du inte tid att fila på formuleringar.  Därför underlättar det att ha förberedda mallar för olika scenarier som enkelt kan anpassas för den specifika krissituationen för exempelvis pressmeddelanden, inbjudan till presskonferens och informationsmail till kunder och andra målgrupper. Se till att det finns uppdaterade kontaktlistor till alla målgrupper.

Omvärldsbevakning

En stor del av krishanteringen handlar om att ta in, värdera och analysera information. Det gäller både om hur krisförloppet utvecklar sig och reaktionerna på det. För att veta hur man som företag bör agera är det viktigt att ha pålitliga interna kommunikationskanaler för informationsinhämtning. För att veta hur stor kommunikativ kris det är bör man omedelbart säkerställa att man har en kontinuerlig omvärldsbevakning i såväl traditionella som sociala medier.

Uppföljning

Det sägs ofta att det kinesiska tecknet för kris och möjlighet är samma. Om de är sant vet jag inte, men att kriser och utmaningar nästan alltid leder till värdefulla erfarenheter om hur man kan förbättras är sant. Ta tillvara den möjligheten genom att ordentligt följa upp erfarenheterna. Vad kan ni som organisation förändra för att undvika att något liknande händer igen och hur visar vi omvärlden att vi lärt av våra misstag? Människor är väldigt förlåtande, även mot felande företag, om man visat att man lärt av sina misstag. Men inte alls om man ignorerar de brister som visat sig.

Krisplansworkshop

Det enklaste sättet att både skapa och förankra en krisplan är genom en workshop. Navigator har därför tagit fram ett arbetshäfte som hjälper dig som företag att identifiera potentiella kriser och att skapa en krisplan så att du är förberedd när det som inte får hända händer. Kontakta oss gärna om du vill veta mer.