När mailboxen tar över – så påverkar tekniken vår produktivitet

Av Klara Carlsson den 23 April, 2024

Stressrelaterade sjukdomar når alarmerande nivåer, samtidigt som forskning avslöjar att kontorsarbetare kollar sin mail var 6:e minut. Frågan är: Har dagens smarta kommunikationslösningar verkligen ökat vår produktivitet, eller har de drivit oss åt andra hållet?

 

Aldrig tidigare har så många svenskar varit sjuka i stressrelaterad psykisk ohälsa. Enligt Försäkringskassan ökade sjukfrånvaron med stressrelaterade diagnoser med 29 procent från juni 2019 till juni 2023. Det är framför allt kvinnorna som står för sjukskrivningarna (79 %), men även hos männen ökar den psykiska ohälsan. Vad är det då som gör oss så stressade?

Sannolikt är det flera faktorer som påverkar den ökade stressen i samhället, men enligt Försäkringskassan kan den organisatoriska och sociala arbetsmiljön vara en orsak. Idag upplever många stress på sina arbetsplatser, och forskningen visar att anspänt arbete i kombination med höga krav och låg kontroll över arbetssituationen är riskfaktorer.

Digitala verktyg skapar stress

Tempot på dagens arbetsplatser är ofta högt, och mycket ska hinnas med på kort tid. Tack vare digitaliseringen och tekniska hjälpmedel kan många uppgifter utföras betydligt snabbare än tidigare, och vissa uppgifter kan dessutom skötas helt utan mänsklig handpåläggning. Men har den nya tekniken bara gjort oss gott?

För de flesta som arbetar inom marknadsföring och kommunikation är datorn det primära arbetsredskapet, och vissa dagar lämnar vi knappt våra skärmar. I samband med pandemin har även användningen av digitala kommunikationstjänster ökat. Under en vanlig arbetsdag hoppar vi vant mellan olika mail- och chattprogram.

Enligt boken “A World Without Email” av Cal Newport kollar en kontorsarbetare i genomsnitt sin mail var 6:e minut, vilket innebär ett genomsnitt på 80 gånger om dagen. 80 gånger om dagen tar vi alltså en paus från vårt arbete för att kontrollera om någon annan vill oss något.

40 % av vår tid går åt till multitasking

Enligt data från RescueTime ägnas 40 % av vår arbetstid åt att multitaska, det vill säga att arbeta med flera parallella uppgifter samtidigt. Du kanske inte tänker på det, men jag gissar att du just nu, medan du läser denna text, också har ett fönster öppet med din mail? En gammal vana som du tror gör dig mer effektiv, men som i själva verket minskar din produktivitet.

En studie visar att 70 % av alla mail som tas emot öppnas inom 6 sekunder, och när de väl är öppnade tar det ytterligare 64 sekunder innan mottagaren kan återgå till sin ursprungsuppgift. Snacka om onödig tid som går till spillo.

Så arbetar du mer fokuserat

Att bryta mönstret med att ständigt vara tillgänglig kan vara svårt, och för många går det på ren rutin att svara på mail eller chattmeddelanden i realtid. Men hur gör man om man vill bryta trenden och faktiskt fokusera på en uppgift i taget?

Mycket handlar självklart om förväntningar och arbetskultur. Förväntar sig dina kollegor att du ska svara på ett mail inom 5 minuter, eller är det accepterat att du väntar några timmar? Här är det viktigt med tydlighet. Ledningen måste i ett tidigt skede sätta en rutin för hur snabb kommunikationen på en arbetsplats ska vara. När rutinen väl har etablerats, och alla följer efter, är det svårt att justera den.

5 tips för dig som vill arbeta mer fokuserat:

  1. Schemalägg din kommunikation
    Ha särskilda tider på dagen när du hanterar mail och chattmeddelanden för att minska avbrott och arbeta mer fokuserat.
  2. Stäng av notiser
    Stäng av notifieringar för mail-och chattprogram under särskilda perioder för att kunna arbeta helt fokuserat utan avbrott.
  3. Organisera din inkorg
    Använd mappar, filter och etiketter för att strukturera inkorgen och hantera mail på ett effektivare sätt.
  4. Ta regelbundna pauser
    Planera in regelbundna pauser där du lägger bort både mobil och dator för att rensa hjärnan och få ny energi. 
  5. Blockera distraherande webbplatser
    Använd särskilda verktyg och appar för att blockera tillgången till distraherande webbsidor under särskilda tider.
Vill du få tips på hur du strukturerar ditt arbete effektivt? Hör av dig.
Niclas Bergenblad
Creative Director
+46 733 43 99 13
niclas.bergenblad@navigator.se

Relaterade inlägg

Så funkar AI och så kan du kan nyttja det som marknadsförare

11 Apr, 2023

Om du inte har bott under en sten de senaste månaderna har du säkert hört talas om Chat GPT. Den AI-baserade chatboten som kan ge dig allt från middagsrecept till fullskaliga faktatexter och Excelformler. Men hur kan du som marknadsförare utnyttja tekniken som just nu är på allas läppar? Vi har undersökt saken.

Läs hela

Datadriven spelplan med oändliga möjligheter

27 Feb, 2024

“The Grid. A digital frontier. I tried to picture clusters of information as they moved through the computer. What did they look like? Ships? Motorcycles? Were the circuits like freeways? I kept dreaming of a world I thought I’d never see. And then, one day …”

Ja, plötsligt är dagen här när AI är verklighet och varje framgångsrikt företag behöver en datadriven strategi.

Läs hela

Det fantastiskt omätbara

11 Apr, 2024

Det finns idag knappast en sportjournalist som inte inleder en intervju med frågan: “Hur känns det?” Frasen har blivit en klyscha, men sätter samtidigt fingret på vad allt handlar om. Att vi är människor. Vi vet redan hur matchen slutade och hur många mål som gjordes. Vi vet hur många utvisningsminuter lagen fick. Vi har koll på bollinnehavet ner på sekundnivå. Men det räcker inte att veta hur matchen gick, vi vill också veta hur det kändes. Vinnaren är hög av eufori. Förloraren gråter bittert. Och av detta kan vi människor inte få nog. Vi vill ha mer av det göttiga. Detta fantastiska som inte går att kvantifiera i antal, minuter eller kronor.

Läs hela